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目 录
序 号 文 件 名 称 文 件 编 号 页码
1 文件控制程序 AHGRD/QES-B-01-2009
2 记录控制程序 AHGRD/QES-B-02-2009
3 环境因素识别与评价控制程序 AHGRD/QES-B-03-2009
4 法律、法规与其他要求识别、获取和确认控制程序 AHGRD/QES-B-04-2009
5 信息沟通与交流控制程序 AHGRD/QES-B-05-2009
6 人力资源控制程序 AHGRD/QES-B-06-2009
7 机械设备控制程序 AHGRD/QES-B-07-2009
8 与产品有关要求评审控制程序 AHGRD/QES-B-08-2009
9 采购控制程序 AHGRD/QES-B-09-2009
10 生产和服务提供控制程序 AHGRD/QES-B-10-2009
11 监视和测量装置控制程序 AHGRD/QES-B-11-2009
12 环境运行控制程序 AHGRD/QES-B-12-2009
13 对相关方施加环境影响控制程序 AHGRD/QES-B-13-2009
14 废弃物管理程序 AHGRD/QES-B-14-2009
15 废水管理程序 AHGRD/QES-B-15-2009
16 噪声管理程序 AHGRD/QES-B-16-2009
17 能源、资源综合利用管理程序 AHGRD/QES-B-17-2009
18 应急准备与响应管理程序 AHGRD/QES-B-18-2009
19 内部审核控制程序 AHGRD/QES-B-19-2009
20 产品监视和测量控制程序 AHGRD/QES-B-20-2009
21 环境绩效监视和测量控制程序 AHGRD/QES-B-21-2009
22 合规性评价控制程序 AHGRD/QES-B-22-2009
23 不合格品控制程序 AHGRD/QES-B-23-2009
24 不符合、纠正与预防措施控制程序 AHGRD/QES-B-24-2009
附1 第三层文件清单
附2 记录清单
附3 程序文件修改记录
文件控制程序
（AHGRD/QES-B-01-2009）
1. 目的
对公司范围内与质量、环境管理体系有关的文件进行有效控制，确保在各个部门、分厂（车间）可获得相应文件的最新有效版本，防止作废文件的非预期使用。
2. 适用范围
本程序适用于本公司所有与质量、环境管理体系有关的文件，包括适用的外来文件的控制。
3. 职责
3.1综合管理部是本程序的主控部门，主要负责公司质量环境管理体系所要求的文件的收、编、发、评审、修改、回收、归档等控制和管理工作；
3.2总经理负责批准质量环境手册；
3.3管理者代表负责负责审核质量环境手册；
3.4各分管领导负责审批所分管范围内的第三层次文件；
3.5各有关部室和分厂（车间）负责按本程序的要求对所涉及的质量环境管理体系文件进行控制和管理。
4 工作程序
4.1 文件分类
公司质量、环境管理体系文件主要包括：
a、QE管理体系手册――阐明公司质量、环境方针和目标，描述了公司质量、环境管理体系，简称为A层文件。
b、QE程序文件 —— 为各有关部室和分厂（车间）进行质量、环境有关活动所规定的途径，简称为B层文件。
c、作业文件——可操作性文件，如：工艺文件、质量计划、环境管理方案、验收规范、检验规程、作业指导书、管理制度等，简称为C层次文件。
d、记录：为活动结果提供客观证据的文字性的材料、表格和图表等。
4.2 文件的编号
4.2.1 文件的编号按文件层次递进，易于查阅和检索
文件编号由综合管理部统一规定，统一标识。编号规则可分两大部分，即类号和发放号。具体编号方法如下：
a.质量环境手册编号
类号： AHGRD/QMS－A－发布年份
表示《质量环境手册》发布年份
表示《质量环境手册》代号
表示质量环境管理体系文件
表示安徽格瑞德机械制造有限公司
发放号： □□
表示《质量环境手册》发放的序号
b.程序文件编号
类号： AHGRD/QMS－B－□□－发布年份
表示程序文件发布年份
标识程序文件类号
表示程序文件代号
表示质量环境管理体系文件
表示安徽格瑞德机械制造有限公司
发放号： □□
表示程序文件发放的序号
c. 作业性文件编号
类号： AGRD/QMS —C—□□
表示该类文件顺序号
表示质量环境管理体系作业文件
表示质量环境管理体系文件
表示安徽格瑞德机械制造有限公司
发放号:□□
表示该文件发放的序号
d. 质量环境记录编号详见《记录控制程序》。
国家法律、法规、标准和规范仍用原有编号，不再重新编号。
程序文件类号分别用“01”、“02”、“03”……表示。
作业文件顺序号分别用“01”、“02”、“03”……表示。
4.2.2 文件的版本号和修改状态号
管理体系文件版次可分第一版、第二版、第三版……，分别用A、B、C……表示。修改状态可用1、2、3……表示，分别表示第一次修改、第二次修改、第三次修改……。
当文件更改或修订后要相应变动文件的版本号和修改状态号，以便于识别文件的现行状态，并确保在使用出可获得相应有效版本。
4.3 文件的编写与审批
a、《QE管理手册》、程序文件和管理体系运行记录表样由生综合管理部组织公司有关人员编写，其它文件由相关职能部门组织编写。
b、《QE管理手册》在审批前，综合管理部应组织有关人员和部门进行评审，管理者代表审核，总经理批准发布；程序文件由综合管理部负责人审核，管理者代表批准。
c、其它文件由文件起草人送部门负责人审核，经分管领导批准后签发。
d、管理体系文件可用A4纸打印成文，也可用电子文档存盘。
4.4 文件的发放和领用
a、 公司管理体系文件分“受控”和“非受控”两种文本，受控文件必须标注分发号和加盖“受控”章。
b、 受控文件经文件批准人批准后，综合管理部应按批准的范围发放，文件领用人应在《文件发放登记表》上签名领取。
c、 当文件破损严重，影响使用时，应到文件综合管理部办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号。
d、 当文件丢失后，应重新办理申请领用手续，但必须说明原因。综合管理部在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。
4.5文件的更改与定期评审
a、公司文件的更改可采用换页、杠改两种方式。若文件更改字数比较少或只有个别语句需要更改，可采用杠改的方式；若文件更改量比较大可采用换页的方式。
b、文件需要更改时，由文件更改提出人填写《文件更改申请单》，报综合管理部。
c、文件更改的审批应由原审批人审批，当原审批人不在职时可由接替其岗位（职务）的人员审批。
d、文件更改批准后，由综合管理部实施更改。文件更改后应标明更改和现行修订状态，修改后的文件应在该文件附页：《更改记录表》上予以记录，并填写《文件更改通知单》，发至有关部门和车间，同时收回作废的文件。
e、综合管理部每年应定期组织对《QE管理手册》和程序文件进行评审，必要时予以修改，执行以上有关条款规定。
4.6文件的管理
a、综合管理部应制定公司《受控文件控制清单》，并及时发放，应确保各使用场所能够及时获得适用的“受控”文件。
b、文件使用部门或人应监督文件持有者正确使用和保管文件，不得涂改和损坏，确保文件清晰，易于识别。不得转借他人，不得丢失。
c、文件使用部门或人若需要复制文件，应经综合管理部批准后，方可复制。文件复制后，综合管理部应编制分发号，文件领用部门或人应办理文件领用手续。
d、当采用电子媒体文件时，文件审核人审核后，报文件批准人进行“确认”和“备份”，准备发放的文件应进行“加密”，并转换为“只读文件”，通过内部网络发放。需要修改的文件经授权人批准后，用“备份”的文件进行修改并发放，原“只读文件”删除。
e、记录表式以“电子文件”发放时，可以不“加密”，也可以不转换为“只读文件”，但记录表式有效性以“备份”文件为准。
f、“电子文件”也是“受控”文件，使用人不得随意更改“电子文件”，也不得将“电子文件”拷贝给外单位人员。
4.7文件归档、借阅
a、经批准后的管理体系原版文件，由公司档案室归档，并填写《文件归档登记表》，各部门使用的其他作业性文件由各有关部室自行归档。
b、需临时借（查）阅文件的人员，经所在部门负责人同意后方可借（查）阅文件，并在指定日期内归还文件，到期的文件由借阅部门及时收回。原版文件—律不外借，防止文件丢失或损坏。
4.8文件的换版与作废
a、文件经多次更改(修改状态从0至9)或文件需进行大幅度修改时应换版发布。原版次文件作废，换发新版本。
b、作废的文件由综合管理部及时收回，并应加盖“作废”章。若需要销毁的文件，应由档案室填写《文件销毁申请表》，经综合管理部主任审核，分管领导批准后，监督销毁。为法律和/或积累知识的目的，需保留的作废文件， 经综合管理部负责人批准后，由文件管理员加盖“保留”章方可留用。